On pilotteja ja sitten on pilotteja

Kaikkea kokeillaan, pilotoidaan, testataan ja selvitetään jokaisessa kunnassa, kaupungissa ja kuntayhtymässä sellaisella innolla, että harvoin muistetaan ottaa mitään oikeasti ja kunnolla käyttöön. Aina välillä kuitenkin törmää hienosti ja tavoitteellisesti toteutettuun pilottiin. Sellaiseen, joka johtaa päätöksiin ja toimenpiteisiin.

Millainen sitten on hyvä pilotti? Omasta mielestäni pilotilla pitää olla selkeä tavoite: jonkun ratkaisun soveltuvuutta testataan ja testataan nimenomaan käyttöönottoa silmällä pitäen. Pilotilla haetaan käyttäjäkokemuksia käyttöönottoa varten. Eli selvitetään, miten ratkaisu soveltuu testaajan omaan toimintaympäristöön, esimerkiksi vaikkapa asiakkaiden tarpeisiin, palvelurakenteisiin, -prosesseihin ja miten henkilöstö kykenee ratkaisun kanssa toimimaan.

Hyvä pilotti etsii käsillä olevaan ongelmaan ratkaisua. Se on yhtäältä riittävän rajattu, jotta se ei ylenpalttisesti rasita siihen osallistujia, mutta samalla riittävän laaja antaakseen todellisen kuvan vaikuttavuudestaan. Yhtä lailla se on riittävän pitkäkestoinen vaikuttavuuden todentamiseksi mutta aikataulultaan napakka, jotta jatkotoimille jää sijansa.

Eteenpäin vieville piloteille keskeistä on kaksi usein unohdettua elementtiä. Hyvää pilottia johdetaan. Johdetussa pilotissa kerätään aktiivisesti tietoa ja raportoidaan, miten ratkaisu sopii käytössä oleviin prosesseihin, mitä joko ratkaisussa tai prosesseissa pitäisi muuttaa tai kehittää. Hyvässä pilottiraportissa pohditaan ratkaisun soveltuvuutta, mietitään käyttökohteita sekä käyttöönotossa huomioitavia tekijöitä.

Pilottiraportin perusteella johtopäätökset ja jatkotoimenpiteet syntyvät lähes itsestään. Mikäli selvityksen tuloksena todetaan, että testattu ratkaisu ei tuo helpotusta ongelmaan, ainoaksi johtopäätökseksi jäänee uuden ratkaisuehdotuksen etsiminen ja pilotoiminen. Kun pilotissa on selvitetty, kenelle ratkaisu sopii, tarvitaanko jotain jatkokehittelyä tai reunaehtoja tai täydentäviä toimenpiteitä, jäljelle jää enää käyttöönotto.

Pilotin ja käyttöönoton yhteys kaipaa vahvistavia rakennusaineita. Useissa selvityksissä on todettu, että pilotit yksistään eivät riitä, niiden pitää johtaa käyttöönottoihin. On tärkeää viedä kehitetyt ja testatut ratkaisut käyttöön asti, jotteivät ponnistuksiin käytetyt resurssit ja rahat mene hukkaan. Ongelmaan on tarttunut myös valtiovalta: VM avasi elokuun alussa haun kuntien digitalisaatiohankkeille.

Miten eteenpäin? Tarvitsemme pilotteja, se on selvä. Yhtä selvää on se, että on etsittävä vaikuttavia ratkaisuja. Kaikki ratkaisut eivät aina ole riittävän kypsiä laajoihin käyttöönottoihin eivätkä toisaalta kaikki ratkaisut sovi jokaiselle palveluntarjoajalle. Pilottien avulla löytää omaan tarpeeseen sopivimmat ratkaisut.

Ensi kerralla, kun uusi pilotti on suunnitteilla, mieti, mitä pilotin halutaan selvittävän. Nimeä pilotille vastuullinen vetäjä riittävin valtuuksin. Huolehdi tiedonsiirroista, viestittämisestä, informoinnista, sillä mikään ei tapa uudistusta niin nopeasti ja tehokkaasti kuin puutteellinen viestintä. Ja pilotin jälkeen vetäkää tulokset kasaan ja tehkää päätöksiä. Ilman niitä pilotti oli turha.